En uges erfaring med Things to-do app til iPhone, iPad og Mac Snow Leopard [nomineret til Årets App 2010]

Programmet “Things” er en af de ting, jeg for nyligt har taget i brug – faktisk kom det sig af, at jeg købte iPad’en og så hvor godt Things fungerede på den.

Som så mange af mine andre indlæg, går det her ikke kun ud på en isoleret anmeldelse af selve Things, men handler også om hvordan Things reelt dels er at arbejde med i praksis, herude i den pulveriserende hverdag og i særdeleshed også om hvad programmet har GJORT for eller ved min måde at strukturere mit arbejde på.

Jeg har været selvstændig i mange år og det med at bestemme over sig tid selv, kræver jo en form for disciplin. Jeg har flere gange taget tilløb til at bruge to-do-lister (også andre end Things) helt lige fra helt simple apps over såkaldte “getting things done” (GTD) programmer som Omnifocus og til deciderede projektstyringssystemer.

For mig har det været lige som at købe dyre løbesko i håb om at det ville motivere mig til at løbe – dvs. når nyhedens interesse er dalet, er jeg røget tilbage i det gamle, ustrukturerede mønster med at have gang i 117 ting hver dag.

Things ser umiddelbart ud til at have ændret dette til det positive – læs her om hvad der er sket den første uge med Things!

Før jeg tog Things i brug, var mit “system” eller “to do liste” en blanding af at sætte opgaver i min kalender + at mærke mails med opgaver af som vigtige. Det er i virkeligheden noget værre rod og Things hjælper med at samle og strukturere det i stedet, så min kalender og mailbox ser langt mindre stressende ud!

Lad min først lige beskrive min hverdag FØR Things:

Jeg har været selvstændig siden 2001, hvor jeg stoppede som skolelærer. I størstedelen af tiden arbejder jeg med egne projekter såsom mit polterabend lydstudie i Vejle og vores danske website, bryllup.dk – i nogle perioder er der vildt travlt mens der i andre perioder er “stress” over at der ikke er nok at lave.

En typisk hverdag for mig starter med en kop kaffe og gennemgang af de mange sites, jeg dagligt følger med i men selve arbejdet er primært A) bestemt af mig selv og B) småopgaver der løbende kommer ind. Herpå er jeg så bare gået i gang med det, der lige faldt mig ind, men ofte starter jeg med at blogge lidt for at “tømme hovedet”. Nogle gange har det været meget fint – mens det i andre perioder har været noget værre rod uden overordnet struktur.

Når “kæden hopper af”, er det normalt ikke fordi jeg har for meget at lave – både min kone og jeg er sammen om firmaet og vi kan godt li’ at arbejde meget fordi det er motiverende at sidde med sine egne ting. Derfor flyder det ofte også ud, tidsmæssigt, så vi ikke rigtig har haft en “arbejdsdag” og “fritid” da det hele sådan flyder lidt sammen.

Når den “hopper af”, sker det typisk ved at jeg lader mig forstyrre enten af en opgave, som ikke var planlagt eller ved at jeg simpelthen ikke bruger min tid effektivt, men kommer til at “drive rundt” på nettet.

Som nævnt har jeg flere gange tænkt på hvordan jeg kunne gøre min hverdag mere struktureret og for nogle år læste jeg Steven Coveys bestseller “7 regler for effektive mennesker” og bed meget mærke i, at det ikke altid er de opgaver, der haster, som er de vigtigste. Ud fra dén tanke springer så det her GTD (“Getting things done”) begreb, som eks. Omnifocus er lavet til.

Kort fortalt er ideen i Getting Things Done at man har en form for mental “tragt”, hvor man konsekvent hælder alle nye ideer, opgaver og tanker ned i sin “inbox” (ikke at forveksle med en mailbox) for i første omgang at “rense” sit hoved. Det er faktisk en befrielse, for når man ikke behøver at tænke på, om man har glemt noget, så er hjernen mere afslappet.

Herfra – altså fra den ustrukturerede, uplanlagte pulje af ting i Things inboxen – begynder man så at strukturere opgaverne dels i projekter/emner og dels tidsmæssigt og prioriteringsmæssigt.

Her er det Things kommer ind i billedet for det er det “eneste” den gør – og da jeg bruger programmet til både min iPad, min iPhone (download Things til iPhone her i iTunes ) og min stationære Mac, er det hele syncet sammen, så jeg hele tiden har adgang til det.

Som nævnt har jeg nu brugt Things en uge og her er nogle af de ting, jeg oplever:

1. Sådan rent teknisk, er Things bare super. Det kører, syncen mellem iPad, iPhone og Mac Snow Leopard virker bare let og upåklageligt. Things er total brugervenligt og vigtigst af alt for sådan en app her: du fokuserer på OPGAVERNE og ikke på softwaren. Det sidste er manges problem med Omnifocus, som er så omfattende og kompleks, at man i en vis periode bruger mere energi på at betjene programmet end på de opgaver, man putter i det.
2. Den første og måske vigtigste ting jeg derudover har oplevet med Things, er simpelthen glæden ved at se hvor mange opgaver jeg rent faktisk laver. Ikke fordi jeg har brug for at stå til regnskab, men det er simpelthen enormt tilfredsstillende at “hakke” en opgave af som afsluttet. Things gemmer en logfil med alle de opgaver man har løst.
3. En anden ting jeg har oplevet, er hvordan strukturen med “områder” eller “emner” i Things giver et dejligt udbytte. Jeg har nogle hovedområder som eks. bogføring, webmaster, indkøb osv. og før i tiden ville jeg bare springe hovedløst rundt mellem disse. Med Things er jeg allerede nu kommet ind i en rutine, hvor jeg løser ens opgaver samtidig. Dvs. hvis jeg har flere ting der skal bogføres, gør jeg det på én gang, fokuserer på dét og få dén del ud af verden inden hjernen kører videre med andre opgaver. Det er dejligt og giver mig faktisk lidt mere ro fordi der ikke er så mange FORSKELLIGE bolde i luften.

Der har været nogle sure miner over prisen i flere anmeldelser af Things – specielt versionen til iPad, som koster ca. 100 kr. Mange synes det er for dyrt.

Jeg er ikke enig. Hvad er din tid værd? Hvor meget hjælp og hvor meget udbytte skal du have af noget du investerer 100 kr. i før det er tjent hjem? For mig er det virkelig en “no brainer” – Things koster i alt ca. 80 dollar (3-400 kr.) hvis du vil have den til alle 3 platforme (altså Mac OSx + iPhone + iPad) men jeg synes i den grad det er pengene værd.

Konklusionen

Jeg hørte en, der engang sagde, at “vaner er svære at ændre – og dårlige vaner vil du slet ikke vide hvor svære er!” ……. det tror jeg de fleste af os kan nikke genkendende. Mange kan sikkert også nikke genkendende til, at krav om struktur kan “kollidere” med ens kreativitet og følelse af selvbestemmelse.

Her er det bare at jeg synes Things er lige i øjet, for det er et værktøj, som på en simpel, let og “ikke invaderende” måde hjælper dig med at få lidt mere struktur og overblik – og det tror jeg såmænd ikke er så dårlig en ide for de fleste af os.

Uden struktur og prioritering af opgaver, har jeg gang på gang oplevet, at det pludselig er alle mulige andres opgaver, der tager ens tid. Når man begynder at sige “tak, det sætter jeg lige på min to-do-liste” når kolleger og kunder kommer “rendende” (ikke ment negativt) så får man pludselig et langt bedre værktøj til at prioritere de opgaver, der virkelig ER vigtige!

En ting jeg godt kunne savne, er dog at være flere brugere med Things synkroniseret. Det ville være super hvis eks. min kone kunne være på samme Things-udgave, så hun og jeg kunne “synce” vores opgaver. Vi kan gøre det indirekte via mail og kalender, da Things arbejder sammen med eks. iCal men det ville være federe hvis det kunne være i samme app, ligesom alle vores dagligvareindkøb koordineres i Shopper app’en, hvor vi begge har adgang til den fælles liste på vores iPhones.

Things er 20% software og 80% mental indstilling – uden din motivation til at stå for de 80% er pengene spildt. For mig var Things lige det jeg stod og manglende

Du kan købe Things app her nu.

Hvis jeg vinder, vil jeg gerne have besked her

Hvis du giver din mening til kende om den her app, deltager du i lodtrækningen om 5 gavekort på 100 kr. til iTunes – skriv dit navn og emailadresse her, så du kan få direkte besked når jeg trækker de 5 vindere!

Navn:

Email:

Filed in: Apps • Apps og software • Kickstart Din Fitness • Produktivitet
Tagged with: Apple udstyr • getting things done • gtd • Kickstart Din iPad • Kickstart Din iPhone • Mac • steven covey • Things